[NE 커피챗]파편화된 총무 업무를 하나로…이십사쩜칠 ‘총무노트’

시설 유지보수, 비품 재고 확인, 정산서 작성 등 총무가 책임져야 할 업무는 많다.
하지만 중소기업은 인력 부족과 비용 등의 문제로 총무 전담 인력을 두지 못하는 경우가 대부분이다.
여러 직원이 총무의 일을 나눠 맡으면 곳곳에서 업무에 구멍이 나기 시작한다.
스타트업 이십사쩜칠은 이 문제에 해결책을 제시한다.
인공지능(AI)을 활용해 파편화된 총무 업무를 간편하게 해결할 수 있는 ‘총무노트’를 통해서다.

26일 이선욱 이십사쩜칠 대표는 “총무는 굉장히 중요한 업무임에도 다른 직무의 인력이 총무 업무를 겸업하는 경우가 많다”며 “불경기로 인력을 감축하고자 하는 분위기가 지속되고 있는데, 담당자가 바뀔 때마다 인수인계가 되지 않는 문제가 있다”고 총무노트 개발 배경을 설명했다.

총무노트는 기업의 총무 업무를 지원하고 대행하는 서비스다.
▲오피스 클리닝 ▲유지보수 ▲MRO(기업소모성 자재) ▲인테리어 ▲판촉물 관리 등 다양한 총무 업무를 AI 기능을 활용해 기업의 임직원 누구나 쉽고 빠르게 이용할 수 있도록 한다.

총무노트의 주요 고객사는 150~500인 사이의 기업이다.
이 대표는 “총무 전담자를 두기 어려운 환경의 기업이나, 본사가 멀리 떨어져 있어 지사 관리가 힘든 곳들이 주요 고객사”라고 설명했다.

이어 그는 “총무 담당자는 1년 사이 90% 확률로 바뀌는데, 이때 총무노트 서비스를 통해 인수인계가 가능하다”라며 “파편화된 업무를 AI가 하나로 모아 관리해주기 때문에 업무 낭비를 줄일 수 있다는 점에서 고객사 반응이 좋다”고 말했다.

예를 들어 청소 작업자가 일정한 위치에서 청소 전후의 모습을 촬영해 총무노트에 업로드를 하면, AI는 결과물을 대조 및 판독해 청소가 제대로 됐는지 스스로 판단해 총무 담당자에게 전달한다.
또 사무실의 도면 정보를 입력하면 AI가 사무실 관련 정보를 학습해, 공간이 효율적으로 잘 사용되고 있는지부터 시작해 전등 등 소모품의 수명주기를 예측, 총무 담당자에게 알림을 준다.

이 대표는 “총무 담당자의 업무는 의사결정권자에 보고용 자료를 만드는 등 서류 업무가 대부분인데, AI 기능을 통해 원하는 정보만 골라 서류를 만들 수 있어 업무 시간이 대폭 줄어든다”라며 “AI를 활용해 서비스를 고도화하고 추가 기능을 제공하기 위해 개발 중”이라고 설명했다.

이십사쩜칠은 지난 4월 총무노트를 정식 출시해 6개월 만에 고객사 30곳을 확보하는 등 안정적인 성장을 이어가고 있다.
내년에는 서비스를 확장해 사업 영역을 넓힐 예정이다.
이를 위해 총무노트 서비스 이름을 연말 ‘오피스 버디’로 변경하고 새로운 도약에 나선다.

사업 확장 계획도 있다.
오피스 버디가 건물 입주사를 위한 서비스라면, 건물주를 위한 ‘빌딩 버디’ 서비스를 출시할 계획이다.
이 대표는 “건물 전체 수명 주기에서 유지관리에 해당하는 비용이 83%라는 통계가 있는데, 현재 부동산 시장은 건설보단 유지관리 업무가 더 중요하다는 게 시류”라면서 “건물 하나를 기준으로 건물주와 입주사 모두를 위한 서비스를 제공하는 토탈 오피스 솔루션을 구축하겠다”고 말했다.