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폴라리스오피스가 자사 엔진을 기반으로 개발한 구축형 문서 중앙화 솔루션이 기업 및 공공기관으로부터 많은 주목을 받고 있다.
‘폴라리스 독스(Polaris Docs)’라 불리는 올인원(All in one) 문서 협업 솔루션이 바로 그 중 하나다.
이 솔루션은 다수의 사용자가 하나의 문서를 동시에 편집, 공유, 관리할 수 있는 팀원들 간의 업무 효율을 높여준다.
폴라리스오피스와 코레일은 폴라리스 독스를 도입해 전사적인 디지털 혁신을 성공적으로 지원했다고 25일 밝혔다.
이번 도입을 통해 코레일은 문서 작성부터 취합까지 모든 과정을 자동화하며 업무 효율성을 크게 향상시켰다.
코레일은 디지털 전환을 목표로 폴라리스 독스를 도입해 기존의 복잡한 문서 관리 절차를 효율적으로 개선했다.
이전에는 각 부서에서 개별적으로 문서를 작성하고 수동으로 취합해야 했으나, 이제는 실시간 문서 공유와 동시 편집 기능을 통해 주간 업무보고서와 예산 보고서 같은 정형화된 문서뿐만 아니라 주기적인 점검 실적 보고서도 효율적으로 관리할 수 있게 됐다.
특히 MS 오피스, 한글(HWP), PDF, ODT 등 다양한 문서 포맷을 지원해 별도의 변환 없이 하나의 플랫폼에서 모든 작업이 가능하다는 점에서 큰 강점을 발휘했다.
덕분에 코레일 직원들은 별도의 교육 없이도 쉽게 적응해 시스템 도입 부담을 최소화할 수 있었다.
이러한 직관적인 시스템 덕분에 빠른 전사적 활용이 가능했다.
협업 툴에서 발생할 수 있는 보안 이슈도 같이 해결했다.
보안을 중요시할 수밖에 없는 코레일의 특성상 내부망에 온프레미스(사내구축형) 방식으로 구축했다.
코레일 관계자는 “업무자동화(RPA)시스템을 도입하고도 문서를 개별적으로 작성한 후 취합과 재취합을 반복하는 비효율적인 작업을 폴라리스 독스를 통해 개선할 수 있었다”며 “특히 기존 업무환경과 비슷한 사용자 화면을 가지고 있어 업무 효율성 측면을 높게 평가했다”고 말했다.
폴라리스오피스 관계자는 “어디서나 일하는 방식으로 변화하면서 기업들에게 ‘협업’과 ‘보안’은 중요한 키워드”라며 “작업 효율성뿐만 아니라 이번 솔루션 구축을 통해 폴라리스 독스가 대규모 조직에 적합한 문서 관리 솔루션임을 입증했다”고 설명했다.
이어 “구축형 사례들을 기반으로 향후 생성형AI 기반 솔루션 제안을 통해 기업들의 디지털 전환뿐만 아니라 인공지능 전환(AX)을 적극 지원할 예정”이라고 밝혔다.
한편 폴라리스오피스는 향후 소프트웨어 개발 키트(SDK), 인공지능(AI) 오피스 ‘폴라리스 오피스 AI’ 등 다양한 기능을 갖춘 오피스 솔루션을 기반으로 기업과 정부 간 거래(B2G), 기업간 거래(B2B) 사업을 확대할 계획이다.
장효원 기자 specialjhw@asiae.co.kr
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