수년 동안 수없이 많은 기사와 보고서 그리고 산업 전문가들이 효과적인 정보 거버넌스에 대한 장애들과 정보 관리가 왜 어려운지에 대한 수많은 이유와 근거 제시에 집중해 왔다. 여러 종류의 정보에 대해 접근하는 다양한 기업 철학 및 가치와 위험을 평가하는 일은 무수히 많은 난제들을 직면하게 했지만, 정확한 답변은 거의 찾지 못하였다. 게다가 정보수집, 카테고리 분류, 정보검색 및 분석 등과 같은 IT에 대한 구식의 접근방식은 효율적이지 못했다.

새로운 기술이 도래한 현 세대에는 기업이 어느 방향으로 규제 조건을 준수하면서 유연한 기반을 제공하는 통합 정보 관리 프레임워크를 이끌어 갈 수 있는지에 초첨을 맞춰왔다. 이에 공통된 전략은 IT와 비즈니스 관리/관계자들이 일반적인 평가 기준으로부터 기업 정보의 가치를 구분하고 가늠할 수 있게 했다는 점이다. 그 결과, 선진화된 기업들은 정보 거버넌스를 컴플라이언스와 e디스커버리를 간소화하면서 비즈니스의 민첩함을 향상시킬 수 있는 기회로 삼고 있다.

■ 거시적 관점에서의 거버넌스를 보는 시야

효과적인 정보 거버넌스를 위한 핵심은 기업이 통합 정보를 모두 아우르는 시각을 이해할 수 있는 능력에 달렸다. 전통적으로, 그러한 ‘거시적’이란 약간의 상호작용과 상관관계로 데이터를 전혀 다른 사일로(silo)에 넣는 하향식, 애플리케이션 중심의 접근을 이용해 캡처되었다. 하지만 보다 간소화되고, 전체론적 시야는 유지, 보호 그리고 궁극적인 처리를 통한 획득으로부터 데이터를 따르는 상향식 접근으로부터 얻어 질 수 있다.

기초적인 관점은 비즈니스 사용자를 접촉하거나 비즈니스 애플리케이션에 의해 관리되는 정보로 변형됨과 동시에 데이터를 관찰하는 것이다. 잠재적 위험이나 컴플라이언스 요구 사항들을 식별하는 반면 전체 라이프사이클을 통해서 정보를 뒤따르기도 한다.

관리/관계자들은 통찰력으로 올바른 정보 정책이 그나마 좀 더 수위가 낮은 위험 장소에 위치하게끔 하며, 운영 효율성을 증가시키고 전반적인 비즈니스 민첩성을 향상 시킬 수 있도록 도움을 준다. 이렇게 하면서 기업들은 중요한 전자 저장 정보 (ESI)의 빠른 접근을 확보하면서 데이터 및 주요 비즈니스 프로세스 사이에서 정확한 상관성을 그릴 수 있게 된다.

한편, 데이터 소유권을 파악하고 조직 전반에 걸친 정보 흐름을 따르는 능력은 합리적인 정보 지배를 위한 프레임워크를 구축하는 데 중요한 첫 걸음이다. 마찬가지로 중요한 것은 비즈니스 접근, 가치, 위험 요구 사항이 기반인 유지 정책을 촉진하기 위하여 정보의 궁극적인 라이프사이클을 결정하는 것이다.

시장 조사 기관인 가트너는 정보 인프라 혁신에 대한 최근의 한 보고서를 통해, IT 리더 및 비즈니스 직원은 정보 중심적인 조직을 만드는 데 함께 협업해야 함을 권고하고 있다. 또한 기업은 자산 가치 및 치명적인 조직 자산 위험 평가가 요구되는 정보 시스템의 가치에서 정보 자체로 이동을 선호하는 것으로 나타났다고 보고서에서 말하고 있다.

이러한 프로세스를 완료하는 가장 좋은 방안은 소스와 관계없이 모든 비즈니스 기록을 캡처하고, 하나의 프레임워크에 통합하는 것이다. 이 때 고려해야 할 사항으로는 자산 종류, 위험, 보유, 접근성, 보호, 보안, 라이프 사이클, 파괴 등이 있다. 다행히도 정보 관리 솔루션은 조직 데이터 (예: 이메일, 첨부파일, 비디오, 오디오, 인스턴트 메시지 등)의 지속적인 관리 최소화뿐 만이 아니라 통합의 능률화를 위해 존재한다.

■ 정보 거버넌스를 위한 유연한 프로세스

엔드-투-엔드 정보 지배 구조/환경은 통합 자산이 상호 관계 있는 모든 방안으로의 명확성을 제공하는 고도로 유연한 데이터 관리 프로세스를 필요로 한다. 변화하는 비즈니스 요구 사항을 수용하기 위해 다른 유형의 정보들이 어떻게 서로 영향을 미칠 수 있는지를 밝혀 가치와 리스크가 파악되고 확대될 수 있다.

뿐만 아니라 이 방법은 데이터의 성장, 비용과 리스크를 보다 효율적으로 관리할 수 있으며, 또 다른 뛰어난 비즈니스 가치를 창출하기 위해 데이터 백업, 아카이브, 타 응용 프로그램에 갇혀 있는 정보를 자유롭게 하는 반면 데이터 이동/유지를 용이하게 한다. 가령, 정보의 사용과 유지 기원은 비즈니스의 전반적인 가치에 큰 영향을 미친다. 가치와 우선순위가 할당되고 나면, 데이터 흐름, 프로세스, 스토리지, 보호 및 유지를 관리하는데 적절한 정책을 결정하는 것이 훨씬 용이해진다.

민첩한 보존 수명주기 관리는 비교적 새로운 프로세스로 기업이 모든 데이터 유형에 걸쳐 공통 저장소를 활용하므로 보다 주도적으로 데이터 수명을 관리할 수 있게끔 한다. 목표는 비즈니스 요구 사항이나 우선 순위의 변화에 대응하여 쉽게 수정할 수 있는 보존 정책을 설정하는 것이다. 정책 기반의 라이프사이클 관리는 모든 위치에서 완전한 기록 관리 및 스토리지 비용 측면에서 퍼브릭 또는 프라이빗 클라우드에 대한 비용 절감, 운영 효율상의 개선이 가능하게 해준다.

향상된 데이터 관리를 위해 고려해야 할 또 다른 사항은 특별히 스토리지 및 운영 비용을 줄이는 데 데이터 중복 제거 전략을 구현하는 것이다. 중복 데이터 제거는 가치 있는 데이터 스토리지를 회수하고 데이터 보존 관리를 최적화 하는데 도움을 준다. 셀프 서비스 검색 및 액세스 기능과 결합된 강화 유지 및 폐기 정책은 거버넌스, 소송 및 감사 요청에 대한 향상된 응답을 위한 아카이브 데이터에 보다 빠르고 쉬운 접근이 가능하게끔 한다.

■ 유니버셜 검색 및 디스커버리: 저장 위치에 상관없는 정보 검색

전사적인 통합 파일 및 정보 검색, 정렬, 선택, 회수하는 기능은 아카이빙 정보 거버넌스 환경에서 상당한 혜택을 제공한다. 물론 검색은 항상 합법적인 디스커버리 액션 및 컴플라이언스 검사에 대해 중요한 역할을 한다. 실제 차이는 저장소가 퍼브릭 또는 프라이빗 클라우드를 포함하는지에 관계 없이 다양한 지역을 거쳐 모든 엔터프라이즈 데이터를 검색할 수 있다는 것이다.

좀 더 적극적인 정보 접근은 다양한 소스(예: 백업, 아카이브, 네트워크 공유, 워크 스테이션 등)로부터 데이터를 선별하고, 할당된 기간 내에서 적절한 결정권자에게 전달될 수 있게 해주며, 동시에 책임과 협력의 문화를 구축하는 데 도움을 준다.

과거보다 더욱 많은 IT 및 법률 팀들이 소송, 소환장, 내부 조사 또는 공공 정보 요청에 신속하고, 생산적이며 비용 효율적인 대응이 가능한 e-디스커버리 프로세스의 개선을 추구하고 있다. 비싼 외부 법률 전문가를 데려오거나 아웃소싱 하지 않고도 자체에서 이러한 프로세스를 다룰 수 있는 능력은 내부 팀이 전반적인 기업의 잠재적으로 관계된 콘텐트를 식별, 선별, 보존, 검토할 수 있을 경우 가능하다.

e-디스커러비 및 컴플라이언스를 다루는 데에는 내부 팀에서 어떠한 요청이 들어오든 정확하고 비용 효율적인 그들의 방법대로 요청에 응대할 수 있도록 반복적이면서도 근본적인 업무 흐름이 이루어져야 한다.

■ 위험 감소 및 노출 방지를 위한 단계

전체 프로세스에 기여하는 주요 단계는 개인정보보호 이슈에 대한 조기 경고를 제공함으로써 위험 노출을 줄일 수 있다. 기업이 퍼브릭 클라우드에서의 데이터 이동 의미를 고려하면서 개인 정보 보호가 점차 중요한 이슈가 되고 있다. 민감한 이슈를 포함하는 기록을 찾고 복구하는 보안 및 컴플라이언스 관리자, 위기 관리자, 일반 변호사는 소셜미디어를 활용하기도 한다.

기업이 제 3자 관리 대상 여부와 관계 없이 민감한 데이터를 보호하기 위해 필요한 주의 사항을 취하는 것은 기업 리스크를 줄이고 정보 거버넌스 정책 준수를 보장하기 위해 중요하다. 때마다 적절하게 FIPS 자격을 포함한 국제 표준에 인증된 암호는 전사 개인 정보 보호 위반을 줄일 수 있다.

중요한 비즈니스 기록의 보존은 기업들이 적절하고 안전한 중복 레코드 보관소에 관리될 수 있도록 능동. 수동적인 소스로부터의 보호할 필요가 있음으로 중요해지기 시작했다. 중앙 저장소는 기업 전반에 걸쳐 효율적인 기록 보존이 가능하게끔 할 뿐만 아니라 선도적인 전사적 자원 관리(ERP) 시스템 또는 통합관리 서비스와 클라우드 제공자와 같이 제 3자 소스에 효율적인 영향을 미친다. 자동 기록 매핑과 SahrePoint와 같은 시스템 안의 기록 분류로 게재되는 것은 또한 협업 및 정보 공유에 도움이 된다.

그러한 주요 비즈니스 기록을 쉽게 공유하는 것과 더불어 신속하고 능률적인 접근은 엔드 유저 생산성 및 효율적인 운영에 도움이 될 뿐만 아니라 창조, 유지, 배치를 하는 완전한 기록 라이프사이클 관리가 가능하다. 또한 효율적인 장기적 차원에서의 기록관리는 기업들이 각 지역별 및 모든 미디어 유형별로 생산.관리 될 필요가 있는 정보 저장소의 양을 줄이는 데 기여한다. 결과는 이전학교 기록 사일로(silo)의 제약 없이 강력하고 무한한 접근이 이루어진다는 것이다.

통합 정보 관리는e-디스커버리, 컴플라이언스, 유지, 기록 관리를 통합하는 시간, 비용, 위험을 줄이기 위함이다. 이는 모든 것을 아우르는 프레임워크와 함께 기록의 분리된 사일로(silo) 및 중요 데이터를 대체하면서 현대의 간략한 거버넌스에 대한 열쇠를 갖고 있다. 이 프레임워크는 또한 기업들이 획득, 인수 인증, 분류, 보존, 수출 및 비즈니스의 중요한 정보 유지 등에 있어 개선사항으로 어떠한 점이 있는지 고민하게 된다.

비용 및 위험 노출에 있어서의 주요 감소, 산업별 지침, 법적 절차 및 법규와 함께 운영 효율성 및 컴플라이언스에 있어서의 극적 향상. 모든 유형 및 규모의 조직을 위해, 단순 정보 거버넌스는 보다 적은 단계적 절차 및 기업 풍경에 걸쳐 조정과 협업을 포함한다. 워크플로우 및 프로세스를 합리화하면서 더욱 향상된 가시성 및 제어를 통해 무한한 혜택을 제공하는 상향식 접근 방식을 사용하여 정보 자산을 관리하고 유지한다.

정보 거버넌스 환경은 정보를 정리하고 통합하는 더 좋은 방법이 있을 것이라는 깨달음이다. 전체론적으로 정보를 처리함으로써, 진화 규정, 기업 정책, 이해 관계자 및 비즈니스 요구사항에 효율적으로 대처 할 수 있을 것이다.

▲ 컴볼트(CommVault) 코리아 권오규 지사장

본 컬럼을 기고한 컴볼트(CommVault) 코리아 권오규 지사장은 IBM과 LG 등을 거쳐 약 20년 간 IT 업계 세일즈 마케팅 경력을 보유한 전문가다. 지난 2008년부터 컴볼트 코리아 대표로 활동을 하고 있다.